Bir bildirim sisteme düştüğü andan dosyanın kapanmasına kadar izlenen süreç.
Sisteme düşen her ihbar, AES-256-GCM ile şifrelenerek zaman damgasıyla kayıt altına alınır. 2019/1937 sayılı AB Direktifi, ihbarcıya en geç 7 gün içinde bir "alındı teyidi" verilmesini öngörür — bu, kurumun benimsediği bir hedef süredir ve ihbarcının sisteme güveninin ilk eşiğidir.
Gelen bildirimler, kurum politikaları ve yasal çerçeve kapsamında bir ön elemeye tabi tutulur:
Geç kalma, kıyafet kodu vb. — yönetime özet geçilir.
Mobbing, taciz, ayrımcılık, prosedür ihlali — hukuki risk analizi gerekir.
Yolsuzluk, hırsızlık, veri ihlali — derhal müdahale gerekir.
Somut delile dayanmayan veya salt disiplin sürecini ilgilendiren bildirimler, kapsamlı soruşturmaya gerek kalmadan doğrudan yönetim kuruluna raporlanır.
Şirketin varlığını veya itibarını tehlikeye düşürebilecek nitelikteyse, aşağıdaki soruşturma süreci işletilir.
İhbar edilen kişi veya birimle hiçbir hiyerarşik bağı olmayan bağımsız bir uzman atanır — TTK m. 369'daki dürüstlük kuralının en somut kanıtı.
Atanan uzman, vakanın kapsamını, gereken kaynakları ve takvimi belirler.
Yazışmalar, kayıtlar, finansal veriler ve belgeler, delil zinciri bozulmadan toplanır.
Olaya en uzak tanıktan başlanarak, ilgili kişilere doğru hiyerarşik bir sırayla ilerlenir. Bu, bilginin manipüle edilmesini önler. Gerekli görüldüğünde mülakatlar, ihbarcının kendi güvenli ortamından (fiziksel bir sorgu odası baskısı olmadan) uzaktan gerçekleştirilebilir; kayıtlar dijital olarak damgalanır.
Toplanan deliller ve mülakat çıktıları nedensellik bağı kurularak analiz edilir; kurumun maruz kaldığı zarar netleştirilir.
Soruşturma, TTK m. 378 uyarınca yönetim kuruluna sunulacak derinlikte, objektif ve kanıta dayalı bir raporla sonuçlandırılır.
Soruşturmanın neticesi, AB Direktifi'nin öngördüğü 3 aylık süre hedefi içinde ihbarcıya bildirilir.
Tespit edilen zafiyetlerin giderilmesi için Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF) planlanır; 30-60-90 günlük periyotlarda dosyanın durumu izlenir.
Kulaktan